Como salvar uma planilha do Excel como PDF
Salvar uma planilha do Excel como PDF pode ser confuso, e o arquivo final geralmente parece diferente de como queremos que seja apresentado. Veja como salvar uma planilha como um arquivo PDF limpo legível.
Arquivos do Excel como PDFs
Existem muitos cenários em que você pode salvar um documento do Excel como um arquivo PDF em vez de uma planilha. Por exemplo, se você deseja enviar apenas uma parte específica de uma folha maior ou não deseja que seja editável. No entanto, converter um arquivo do Excel em PDF pode ser um pouco complicado.
Geralmente, não pensamos nas planilhas do Excel como documentos com bordas, páginas e margens. No entanto, quando se trata de transformar esses arquivos em documentos PDF que podem ser lidos, impressos ou distribuídos a outras pessoas, é algo que você deve estar ciente. Seu arquivo deve ser legível e compreensível, sem colunas dispersas aleatórias em outras páginas ou tamanhos de célula muito pequenos para serem lidos.
Veja como transformar sua planilha em um documento PDF apresentável e imprimível.
Configurando a página
Se você estiver usando o Office 2008 ou posterior, navegue até a guia Layout da página. Aqui, você verá várias opções agrupadas na seção Configuração da página. Aqui estão os três primeiros:
- Margens: qual é o tamanho do espaço em branco entre a borda de um documento e a primeira célula
- Orientação: se você deseja que o arquivo final seja em paisagem ou retrato
- Tamanho: o tamanho da página do documento final
Eles funcionam da mesma forma que em um documento do Word, então defina-os com base na aparência da aparência do PDF final. Observe que a maioria das planilhas do Excel é mais legível na orientação paisagem do que no retrato, a menos que você tenha muito poucas colunas. As folhas salvas em retrato tendem a ter colunas que ficam fora da área de impressão final, o que pode dificultar a navegação e a leitura do documento.
Além disso, você pode adicionar um cabeçalho e rodapé ao seu layout final. Clique na seta no canto inferior direito da seção Configuração da página e clique na guia Cabeçalho / rodapé. Você pode selecionar uma das opções geradas pelo Office ou criar uma de sua preferência usando o botão "Personalizar". recurso.
Você também tem a opção de alterar o fundo da sua impressão. Para fazer isso, clique no botão Segundo plano em Configuração da página. Você pode selecionar uma imagem do seu laptop ou da nuvem, e essa imagem será lado a lado em toda a folha.
Definindo e ajustando uma área de impressão
Em seguida, você precisa determinar qual área será transformada em PDF, bem como quantas linhas e colunas estarão em cada página.
A primeira maneira de definir a área é clicar e arrastar para selecionar todas as células que você deseja no seu documento. Depois, vá para Configuração da página > Área de impressão > Defina a área de impressão. Isso criará uma fina linha cinza ao redor de toda a área que será impressa. Quando você cria seu PDF, tudo fora desta área não será incluído. Você também pode inserir manualmente as células clicando na seta no canto inferior esquerdo e indo para Sheets > Área de impressão.
Semelhante ao Microsoft Word, você também pode criar quebras de página para segmentar tabelas diferentes. Essas quebras de página podem ser horizontais e verticais. Vá para a célula onde deseja colocar uma quebra de página, clique no “ Layout da Página ” guia na faixa de opções e selecione Configuração da página > Quebras de página > Inserir quebra de página. Isso criará uma quebra logo acima e à esquerda da sua célula atual.
Outra coisa importante a fazer é definir a opção Dimensionar para ajustar. À direita da Configuração da página, você verá três opções: Largura, Altura e Escala. As opções Largura e Altura permitem definir em quantas páginas as linhas ou colunas da sua tabela serão exibidas. Por exemplo, se você tiver muitas linhas, mas apenas algumas colunas, definir a Largura como uma página é o ideal. A escala, por outro lado, determinará o redimensionamento geral de toda a sua área de impressão.
Opções da folha
O último menu no qual você deve prestar atenção é em Opções de folha. Essas são as configurações que afetam a aparência da sua folha final impressa. Para acessar as opções de folha inteira, clique na seta no canto inferior esquerdo das seções Opções de folha.
Aqui está uma visão geral das várias personalizações que você pode fazer neste menu:
- Imprimir títulos: é possível congelar linhas e colunas específicas da planilha para que apareçam em todas as páginas, como cabeçalhos e etiquetas.
- Linhas de grade: permite definir se ou para não mostrar linhas de grade, que são as linhas entre as células que aparecem quando não há borda pintada nelas.
- Cabeçalhos: isso permite exibir cabeçalhos, que são alfabéticos fixos (A, B , C) e rótulos numéricos (1, 2, 3) no eixo xe no eixo y das planilhas do Excel.
- Comentários, anotações e erros: exibe os comentários, anotações e erros incorporados avisos no documento final.
- Ordem de impressão: permite definir se um documento será criado primeiro ou abaixo primeiro.
Neste menu, você pode ir para a tela Visualizar impressão, onde pode ver rapidamente o documento final. Você também pode ir para a tela com o atalho Ctrl + P.
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Salvando ou imprimindo como PDF
Com o documento formatado corretamente e pronto, existem duas maneiras de criar um PDF.
Para salvar o arquivo como PDF no Excel, abra a caixa de diálogo Salvar como e selecione PDF na caixa de diálogo "Salvar como" ” menu suspenso. Como alternativa, você pode ir para Exportar > Exporte para XPS / PDF. A partir daqui, você tem algumas opções. Você pode decidir se deseja otimizar o arquivo para Padrão ou Mínimo, o que determinará a qualidade final e o tamanho do arquivo do documento. Você pode clicar em "Opções" ” para selecionar a área a publicar:
- Seleção: as células atuais que você selecionou
- Folhas ativas: a planilha atual em que você está
- Pastas de trabalho inteiras: todas as pastas de trabalho nas arquivo em que você está trabalhando
- Tabela: uma tabela definida que você criou pelo Microsoft Excel
Você também pode optar por ignorar a área de impressão que você definiu completamente.
Você também pode imprimir o arquivo como um PDF. A Microsoft possui uma impressora PDF interna chamada Microsoft Print to PDF que você pode selecionar no menu suspenso da impressora. Se você tiver outra unidade de PDF, como Adobe PDF, Foxit ou PDF Xchange, poderá usar uma delas também. Antes de clicar em "Imprimir", examine sua visualização de impressão para garantir que tudo esteja correto.
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Via: How to Geek
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