Como transformar rapidamente e-mails em tarefas
Se você estiver usando o OHIO (somente lidar com ele uma vez) para fazer uma triagem de seu e-mail, provavelmente será melhor transformar alguns de seus e-mails em tarefas. Veja como fazer isso de maneira rápida e eficiente para que você possa lidar com seus outros e-mails.
Torne isso fácil e rápido
Sua caixa de entrada não é uma lista de tarefas; é uma caixa de entrada. É tentador deixar e-mails em sua caixa de entrada porque é mais fácil, mas as tarefas que você precisa realizar estão enterradas no emaranhado de e-mails recebidos.
É por isso que as pessoas enfrentam problemas. O processo manual para transformar um email em uma tarefa geralmente é mais ou menos assim:
- Abra seu gerenciador de listas de tarefas preferenciais.
- Crie uma nova tarefa.
- Copie e cole as partes relevantes do email na nova tarefa.
- Defina os detalhes, como prioridade, data de vencimento, código de cor e qualquer outra coisa que você use. < li> Salve a nova tarefa.
- Arquive ou exclua o email.
São seis etapas, apenas para adicionar algo a uma lista de tarefas pendentes. Não é de admirar que você acabe com e-mails bagunçando sua caixa de entrada. E se você pudesse reduzir esses seis passos para quatro? Ou três?
Bem, você pode! E vamos mostrar-lhe como.
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Alguns clientes de e-mail são melhores para criação de tarefas do que outros
]Existem muitos clientes disponíveis para gerenciar seu e-mail e, como você pode esperar, alguns são melhores que outros para criar tarefas.
Para clientes da Web, o Gmail faz o trabalho muito bem. O aplicativo Tarefas é integrado e é fácil transformar um email em uma tarefa. Há até um atalho de teclado para criar uma tarefa diretamente de um e-mail, sem necessidade de mouse. Se você não deseja um cliente para computador, provavelmente a melhor opção é a do Gmail.
Para os clientes da área de trabalho do Windows, o Outlook vence com facilidade. O Thunderbird tem alguns recursos internos de gerenciamento de tarefas, e eles não são ruins, mas o Outlook é muito mais flexível e permite que você se conecte a vários aplicativos de terceiros. Se você não pode usar o Outlook por algum motivo, o Thunderbird é uma boa alternativa. Se você já usa um gerenciador de listas de tarefas terceirizadas, o Thunderbird não cortará a mostarda.
Em um Mac, a imagem é um pouco menos positiva. O Apple Mail dificulta o gerenciamento de tarefas em comparação com o Gmail e o Outlook. Se você deseja gerenciar tarefas em um cliente de desktop, sua melhor opção é provavelmente o Thunderbird para Mac. Ou você pode enviar e-mails para o gerenciador de listas de tarefas terceirizadas e gerenciá-los lá.
Quando se trata de aplicativos móveis, tanto o Gmail quanto o Outlook funcionam praticamente da mesma maneira. Nem as ferramentas de criação de tarefas da Web ou das versões do cliente, mas ambas carregam automaticamente os suplementos para aplicativos de terceiros. Portanto, se você gerencia suas tarefas no Trello e instala o suplemento no cliente do Gmail ou do Outlook, ele também fica disponível automaticamente quando você abre o aplicativo para dispositivos móveis correspondente. Além disso, quando você instala um suplemento no Outlook, ele é instalado automaticamente no cliente da área de trabalho e nos aplicativos da Web e móveis.
O mesmo que no Mac, as pessoas que têm um iPhone e desejam usar o Apple Mail não vai conseguir muito com o aplicativo móvel. Você pode usar os clientes do Gmail ou do Outlook, mas eles não são muito úteis se você quiser sincronizar suas tarefas do seu telefone para o seu Mac.
Como o Gmail e o Outlook são a essência dessa cultura em particular, Vou me concentrar neles. Se você tem um cliente favorito que lida muito bem com criação de tarefas, informe-nos nos comentários e vamos dar uma olhada.
Criando tarefas no Gmail
O Google fornece um aplicativo chamado Tarefas, que é incorporado ao Gmail. É um gerenciador de listas de tarefas simples com opções mínimas, embora haja um aplicativo para dispositivos móveis que ofereça mais opções de personalização. Se você precisa de algo simples que funcione bem com a sua caixa de entrada do Gmail, o Tasks é uma opção sólida. Converter um email em uma tarefa é super simples: com o email aberto, clique no botão "Mais" na barra de tarefas e selecione "Adicionar às tarefas".
é uma pessoa de atalho, Shift + T faz a mesma coisa. O aplicativo Tarefas é aberto na barra lateral, mostrando sua nova tarefa.
Se você precisar editar a tarefa para adicionar uma data de vencimento, detalhes adicionais ou subtarefas, clique no ícone Editar .
Não é necessário salvar as alterações, como é feito automaticamente. Quando terminar, clique no botão Arquivar na sua Caixa de entrada (ou use o atalho de teclado "e") para mover o email para o seu Arquivo.
São três passos simples :
- Clique na opção "Adicionar a tarefas" (ou use o atalho Shift + T).
- Defina a data de vencimento, detalhes adicionais ou subtarefas.
- Arquive (ou elimine) o email.
Como bónus, pode definir o Chrome para mostrar as suas Tarefas quando abre um novo separador. Há um aplicativo para iOS e Android para tarefas. É tão fácil criar uma tarefa no aplicativo para dispositivos móveis quanto no aplicativo da web. Clique nos três pontos na parte superior do e-mail e selecione "Adicionar às tarefas".
Isso cria imediatamente uma nova tarefa.
Se o Google Tarefas não tem tudo o que você precisa, ou se você já está confortável com outro gerente de tarefas, provavelmente há um suplemento do Gmail para ele. Atualmente, existem suplementos para aplicativos de tarefas populares, como Any.do, Asana, Jira, Evernote, Todoist e Trello, entre outros (embora não sejam Microsoft To-Do ou Apple Reminders).
Anteriormente, cobrimos a instalação de suplementos do Gmail em geral e o suplemento do Trello especificamente. Diferentes suplementos oferecem opções diferentes, mas todos os suplementos de lista de tarefas geralmente permitem que você adicione uma tarefa diretamente de um email selecionado. Os suplementos da lista de tarefas também estão disponíveis como aplicativos da Web e móveis que são sincronizados automaticamente entre si. E, assim como as Tarefas, você pode acessar seus suplementos quando estiver no aplicativo móvel do Gmail.
Criando tarefas no Outlook
O Outlook um aplicativo interno chamado Tasks, que também está disponível como um aplicativo da web no Office 365. As coisas ficam um pouco mais complicadas aqui porque, em 2015, a Microsoft comprou o Wunderlist, o popular gerenciador de tarefas. Ele passou os últimos quatro anos transformando-o em um novo aplicativo somente para web do Office 365 chamado (talvez um pouco sem imaginação) do Microsoft To-Do. Eventualmente, ele substituirá a funcionalidade interna Tarefas no Outlook.
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No entanto, no momento, as Tarefas ainda são o Outlook a fazer gerente, e não há uma data definida ou a versão do Outlook quando isso vai mudar. Estamos apenas mencionando isso porque, se você usar o O365, verá que todas as tarefas adicionadas às Tarefas do Outlook também aparecerão no Microsoft To-Do. To-Do ainda não exibe todos os dados que você pode adicionar a uma tarefa, mas, em algum momento, ele vai.
Por enquanto, o Microsoft Tasks é o gerenciador de tarefas do Outlook, então nós Vou me concentrar nisso.
Usando o Outlook Desktop Client
É aí que a Microsoft tradicionalmente se destaca, e eles também não deixam você aqui. Existem vários métodos para criar uma tarefa a partir de um email para atender a todos os gostos. Você pode:
- Arraste e solte um e-mail no painel de tarefas.
- Mova ou copie o e-mail para a pasta Tarefas no menu de contexto do botão direito. / li>
- Use uma etapa rápida para criar uma tarefa.
Vamos nos concentrar em usar uma etapa rápida, pois ela oferece o maior retorno possível e você pode atribua um atalho de teclado a um Quick Step para uma boa medida.
Se você nunca usou o Outlook Tasks antes, confira nosso guia no painel Tarefas para ver suas tarefas ao lado do seu e-mail.
Depois de abrir o painel de tarefas, criaremos uma etapa rápida que marca o email como lido, cria uma tarefa e move o email para o arquivo. Também adicionaremos um atalho de teclado, para que você nunca precise usar o mouse para criar uma tarefa a partir de um email.
As etapas rápidas permitem definir várias ações para um único clique no botão (ou teclado atalho). Eles são simples de criar e até mesmo simples de usar, mas se você não fez check-out antes, temos um guia definitivo sobre eles. Depois de ler esse guia, crie um novo passo rápido e adicione as seguintes ações:
- Crie uma tarefa com o texto da mensagem.
- Marque como leia.
- Mova para pasta (e selecione sua pasta Arquivo como a pasta para onde ir).
Escolha um atalho de teclado para e dê um nome a ele (como "Criar tarefa e arquivar") e, em seguida, clique em "Salvar". Agora está visível na página Início > Seção de etapas rápidas.
Agora, sempre que você quiser transformar um email em uma tarefa, basta clicar no Quick Step (ou usar o atalho de teclado) e criar uma nova tarefa. Leva o título da linha de assunto do e-mail e o corpo do e-mail se torna o conteúdo.
Edite os detalhes desejados (há muito mais opções de personalização nas Tarefas do Outlook do que no Gmail Tarefas) e clique em "Salvar & Fechar. ”
Ao contrário do Gmail, você precisa salvar a nova tarefa, mas, ao contrário do Gmail, a Quick Step arquiva o e-mail para você.
Então são três passos simples para o Outlook:
- Clique no passo rápido (ou use o atalho que você atribuiu).
- Defina as opções ou detalhes que achar melhor .
- Clique em "Salvar & Fechar. ”
Usando o Outlook Web App
Neste ponto, você pode estar esperando que nós mostremos a você como criar uma tarefa usando o aplicativo Web Outlook (Outlook .com). Não vamos porque não há uma maneira nativa de transformar um email em uma tarefa no aplicativo da web do Outlook. Você pode sinalizar um e-mail, o que significa que ele será exibido na lista Tarefas, mas é isso.
Essa é uma supervisão surpreendente da Microsoft. Não podemos deixar de sentir que, em algum momento, haverá uma transição para o Microsoft To-Do, que incluirá um Outlook > Integração de Tarefas.
No entanto, as coisas estão um pouco melhores quando se trata de integração de aplicativos de terceiros. Atualmente, existem suplementos para aplicativos de tarefas populares, como Asana, Jira, Evernote e Trello, além de outros (embora não sejam Tarefas do Gmail ou Lembretes da Apple). Suplementos diferentes oferecem opções diferentes, mas, como ocorre com o Gmail, todos os suplementos de lista de tarefas geralmente permitem que você adicione uma tarefa diretamente de um e-mail selecionado e que os aplicativos da web e dos dispositivos móveis sincronizem automaticamente.
Usando o aplicativo móvel do Outlook
Assim como o aplicativo da Web do Outlook, não há uma maneira nativa de converter um email em uma tarefa do aplicativo móvel do Outlook, embora haja um aplicativo do Microsoft To-Do disponível para iOS e Android. Ele rastreia os e-mails que você sinalizou em qualquer um dos aplicativos do Outlook, mas isso não é o mesmo que a integração de tarefas. Se você deseja converter e-mails do Outlook em Tarefas do Outlook, você realmente precisa usar o cliente Outlook.
Se você estiver usando um gerenciador de listas de tarefas terceirizadas, poderá acessar seus suplementos quando você está no aplicativo móvel do Outlook.
Criando tarefas no Apple Mail
Se você usa o Apple Mail, suas únicas opções reais são Encaminhe seus e-mails para um aplicativo de terceiros (como Any.do ou Todoist) e gerencie suas tarefas lá, ou arraste e solte e-mails em Lembretes. Assim, para a Apple, o processo manual é:
- Abra seu gerenciador de listas de tarefas preferenciais.
- Encaminhe o e-mail para um aplicativo de terceiros ou solte-o em Lembretes .
- Defina os detalhes, como prioridade, data de vencimento, código de cor e qualquer outra coisa que você use.
- Salve a nova tarefa.
- Arquivar ou excluir o e-mail.
Não há muito o que fazer para melhorar esse processo, porque a Apple não vinculou muito bem o Mail e o Reminders. A empresa também não permite muita integração com aplicativos de terceiros. Até que isso mude (e duvido que isso aconteça em breve), sua melhor opção é encaminhar seus e-mails para um gerente de listas de tarefas terceirizadas.
Se você preferir lidar com seus e-mails apenas uma vez, a criação de tarefas deve ser o mais rápida e fácil possível. Caso contrário, sua caixa de entrada continuará a ser uma lista de tarefas pendentes.
Com seus gerenciadores de listas de tarefas e suplementos de terceiros, o Gmail e o Outlook oferecem as ferramentas necessárias para criar tarefas de e-mails de forma rápida, fácil e eficiente.
Via: How to Geek
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