Como marcar seus e-mails para máxima pesquisa

O problema de manter o email em um grande arquivo é encontrar mensagens específicas novamente. Então, as pessoas criam uma pasta extra, depois duas e depois carregam! Use essas técnicas em vez de pastas para organizar seu arquivo.

Como (e por que) marcar seu Mensagens

Recomendamos que você arquive seu e-mail. É a melhor maneira de organizar isso. Não perca tempo transferindo mensagens para pastas no seu cliente de e-mail. Coloque tudo em uma pasta de arquivamento. Por exemplo, no Gmail, basta clicar no botão Arquivar.

Mas, se você não tiver pastas, como organizará suas mensagens para uma recuperação fácil? A resposta é simples: marcação.

A maior vantagem de usar tags em vez de pastas é que você não é forçado a classificar um e-mail em apenas uma pasta. Com a marcação, você não precisa mais decidir se esse email sobre um problema de fornecedor em um projeto de cliente vai na pasta do fornecedor, na pasta do cliente, na pasta do projeto ou na pasta de lições aprendidas. Basta adicionar as tags apropriadas ao e-mail e, em seguida, você poderá encontrá-lo facilmente novamente, caso deseje encontrar e-mails relacionados a esse fornecedor, cliente etc.

Se estiver mudando de um e-mail sistema baseado em pasta para um único arquivo, a marcação é a chave para poder encontrar as coisas depois. Você pode marcar em massa, portanto, se você tiver uma pasta para um cliente, poderá marcar todos os itens com o nome desse cliente antes de movê-lo para o seu arquivo. Dessa forma, você pode ter certeza de que é fácil encontrá-lo novamente.

O melhor de tudo é que a marcação é simples em (quase) todos os aplicativos de e-mail modernos. Mesmo se você acabar mantendo as pastas, a marcação é tão útil que recomendamos fazê-lo de qualquer maneira.

Categorização no Outlook

No Outlook, a marcação é chamada de "categorização". quantas categorias você quiser, atribua-as cores e, em seguida, aplique-as a qualquer coisa no Outlook - emails, eventos de calendário, tarefas, anotações e até contatos. Isso não só facilita a pesquisa, mas também destaca o conteúdo do Outlook com uma cor. Por exemplo, se você criar uma categoria para um projeto e fornecer uma cor específica, digamos roxo, poderá marcar todos os itens relacionados a essa categoria. Sem ler nada, você saberá que todos os e-mails, eventos de calendário, tarefas, notas ou contatos roxos estão associados a esse projeto. As categorias ainda não chegaram ao aplicativo móvel do Outlook, por isso você terá que fazer sua categorização no cliente ou no aplicativo da Web.

Ao categorizar seus e-mails, você pode categorizar tudo em uma única pasta selecionando todo o email (usando o atalho de teclado Ctrl + A) e, em seguida, selecionando sua categoria - ou categorias - de escolha. Você pode até mesmo alterar a exibição da pasta Arquivo para agrupar mensagens por categorias, o que imitará uma estrutura de pastas. Em seguida, você obtém o benefício da marcação e o benefício de uma visualização de pasta.

Rotulagem no Gmail

No Gmail, a marcação é chamada de "rotulagem" e funciona tanto na Web quanto aplicativos móveis. Como no Outlook, você pode criar quantos marcadores quiser (mais ou menos - há um limite de 5.000, após o qual o Google diz que você pode ter problemas de desempenho, mas poucas pessoas o fazem) e atribuir cores a eles. Você também pode criar filtros para rotular os e-mails automaticamente com base nos critérios desejados.

Os rótulos se tornaram uma parte intuitiva e integral da experiência do Gmail, principalmente porque você não pode adicionar pastas. Portanto, identifique-se e observe sua caixa de correio se tornar um lugar completamente diferente e melhor.

Sinalizando no Apple Mail

A marcação no Apple Mail é conhecida como "sinalização". , você está limitado às sete bandeiras existentes, então não há como fugir disso: a Apple não fez muito bem aqui. No entanto, em sua defesa, eles empurram o Smart Folders com força. Embora não sejam tão simples ou rápidas como as tags, existe um sistema para você usar para agrupar seu e-mail. Cobrimos as pastas Inteligentes e sabemos que elas funcionam, mas dos três aplicativos de e-mail que estamos abordando aqui, o Apple Mail é o menos adequado para um único método de arquivamento.

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Vamos pesquisar

Se você estiver usando um cliente de email (como o Microsoft Outlook ou o Apple Mail), uma interface da web (como Gmail ou Yahoo) ! Mail), ou um aplicativo de e-mail no seu telefone, a pesquisa é seu amigo. Na maioria das vezes, um nome ou tag (ou uma combinação dos dois) será o suficiente para encontrar o que você está procurando. Você pode pesquisar “Joe BBQ”, por exemplo, para encontrar o e-mail de Joe sobre o churrasco que ele está fazendo na próxima semana ou o “Projeto Alpha” para encontrar todos os e-mails marcados com o “Projeto Alpha”. - Técnicas de pesquisa para ajudá-lo a encontrar esses e-mails enterrados um pouco mais na pilha de resultados semelhantes.

Usando a Pesquisa do Outlook

Os recursos de pesquisa do Outlook costumavam ser um pouco imprecisos, mas esses dias acabaram. Agora, pesquisar no cliente do Outlook, na interface da Web ou no aplicativo para dispositivos móveis é incrivelmente rápido e preciso. No entanto, o cliente contém as ferramentas de pesquisa mais poderosas, então esse é o lugar para ir se você tiver uma consulta de pesquisa particularmente refinada ou complexa.

A caixa Pesquisar fica acima do painel de mensagens principal e está sempre disponível. / p>

Já falamos sobre como alterar os locais de pesquisa da pasta atual para outras áreas do Outlook. Você também pode encontrar rapidamente mensagens relacionadas ao remetente atual clicando com o botão direito do mouse na mensagem na sua caixa de entrada, selecionando "Encontrar relacionado" e "Mensagens nesta conversa" ou "Mensagens do remetente".

O Outlook encontrará quaisquer e-mails anteriores na conversa ou do remetente e os exibirá.

Se você realizar a mesma pesquisa regularmente, poderá criar pastas de pesquisa dinâmicas personalizadas para Realize a mesma pesquisa sempre que abri-los. Eles são particularmente úteis para encontrar novos e-mails com palavras-chave específicas ou propriedades específicas, como tamanho, anexos ou categorias.

Para realizar uma pesquisa mais complexa, você pode usar a opção "Localização avançada". Isso está na guia Pesquisar, que só aparece quando você clica na caixa Pesquisar. Na guia Pesquisar, clique em Ferramentas de pesquisa > Localização Avançada.

Isso abre o painel Localização Avançada, onde você pode escolher quantos critérios quiser pesquisar.

Use as guias Mais opções e Avançado para acessar critérios adicionais. As opções de Localização avançada são extraordinariamente grandes, usando propriedades que você quase certamente não sabia que existiam. Por exemplo, aqui está uma olhada na seção Avançado > Todos os campos de correio que você pode escolher.

Você pode usar a Localização Avançada para recuperar qualquer e-mail do seu arquivo, e é muito rápido fazê-lo, mesmo com consultas complexas .

Esteja ciente de que, se você estiver usando uma conta de e-mail da Microsoft, o Outlook por padrão só sincroniza os últimos 12 meses de e-mail, mas você pode alterar isso para incluir todos os seus e-mails. p>

Como usar a Pesquisa do Gmail

Não é novidade que a pesquisa do Gmail é rápida e precisa na interface da Web e no aplicativo para dispositivos móveis. Há uma tonelada de palavras-chave que você pode pesquisar, como "de", "para", "mais recente_", "mais antigo_", "rótulo" e assim por diante. Em vez de exigir que você se lembre de tudo isso, a interface da Web fornece um filtro suspenso, que abordamos em profundidade antes.

No celular, você pode inserir seu termo de pesquisa na caixa Pesquisar no da mesma forma, mas, no momento em que escrevo, a lista suspensa de filtros não está disponível. Você ainda pode ir para o gmail.com e abrir seu e-mail lá se precisar de pesquisa avançada em qualquer lugar. Há uma lista completa de operadores de pesquisa do Gmail, todos trabalhando na interface da Web e no aplicativo para dispositivos móveis. Se você conseguir dominá-los, você será um chefe do Gmail em pouco tempo.

Usando o Apple Mail Search

O Apple Mail não tem o mesmo recurso de Pesquisa Avançada que o Outlook, mas tem uma vantagem significativa - você pode pesquisar por e-mails usando o Spotlight. Se você é um usuário do Spotlight (e deveria estar), pode pesquisar por e-mail diretamente de lá. Você também pode configurar caixas de correio inteligentes, que são um pouco como as pastas de pesquisa dinâmica do Outlook.

Entre a marcação e a pesquisa, você poderá localizar a maioria das mensagens rapidamente em qualquer aplicativo de e-mail. O Outlook provavelmente tem a tag mais eficiente, pois abrange qualquer item, não apenas o e-mail, e a pesquisa do Gmail é incomparável. O Apple Mail não pode necessariamente competir com nenhum desses, mas apesar de sua marcação não ser ótima, a pesquisa e a filtragem automática são muito boas.

Escolha o aplicativo de e-mail certo para você e organize-se!

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Via: How to Geek