Como localizar e substituir caracteres especiais no Microsoft Word

Além de pesquisar e substituir texto, o Word permite pesquisar caracteres especiais - guias, recuos, marcas de parágrafo e assim por diante - e substituí-los por outros caracteres especiais. Isso pode ser útil para alterações rápidas e fáceis que normalmente levariam mais tempo para você fazer manualmente.

Quando a pesquisa e a substituição de caracteres especiais são úteis?

Para entender quando pesquisar e substituir caracteres especiais pode ser útil, vamos ver alguns exemplos.

• Digamos que há um documento legal que você precisa editar. Você foi solicitado a substituir a palavra "seção" pelo símbolo da seção. O símbolo de seção é um par de caracteres “S” sobrepostos e é frequentemente usado em documentos legais para fazer referência a uma seção numerada em um documento. Seu documento tem mais de 50 páginas e há várias referências a várias seções. Você pode facilmente substituir a palavra “seção” pelo símbolo da seção usando a pesquisa e substituir.
• Você acabou de escrever um rascunho do seu primeiro romance, e ele inclui uma variedade de palavras com hífen. Você precisa manter as palavras com hífen juntas, substituindo o hífen normal por um hífen que não seja quebrado. Você começa a substituir o símbolo manualmente, mas pára após algumas tentativas. Você sabe que tem que haver um jeito mais fácil. Há sim! Basta usar Localizar e substituir para fazer o trabalho para você.
• Um colega pediu demissão e você recebeu a tarefa de editar um relatório no qual o colega trabalhou antes de sair. O relatório está bem escrito, mas há um espaçamento entre parágrafos inconsistente. Depois de clicar em Mostrar / ocultar, você descobre que, em alguns casos, há duas marcas de parágrafo em vez de uma. Uma maneira de corrigir o espaçamento de parágrafo seria pressionar a tecla Delete toda vez que você vir uma marca de parágrafo extra. Mas há um caminho mais rápido - basta procurar por cada ocorrência de duas marcas de parágrafo e substituí-lo por uma marca de parágrafo.

Existem muitos caracteres especiais para detalhar todos eles, mas vamos Veja alguns exemplos gerais de como pesquisar e substituir esses caracteres funciona.

Exemplo 1: substituir texto por um caractere especial

Digamos que seu documento se pareça com algo assim:

Nota: Se você não vir os caracteres especiais em seu documento, poderá ativá-los clicando no botão Mostrar / ocultar na faixa de opções. Seu ícone se parece com o símbolo do parágrafo.

Você precisa substituir cada ocorrência da palavra “Seção” por um símbolo de seção. Alterne para a aba "Home" na Ribbon do Word e clique em "Replace". Alternativamente, você pode pressionar Ctrl + H.

Digite a palavra "Section" no campo. "Localizar o que" caixa e, em seguida, clique no botão "Mais > >" para expandir as opções Localizar e substituir.

Clique na caixa "Substituir por" para colocar seu ponto de inserção lá e depois clique no botão "Especial".

Clique em "Section Character" na lista suspensa.

Observe que a caixa “Substituir por” agora contém o texto “^%” - este é o código do Word para esse símbolo de seção. Clique no botão "Substituir tudo". Neste exemplo, 16 substituições foram feitas. Clique no botão "OK" e feche a janela Localizar e Substituir.

Todas as ocorrências da palavra "Seção" foram substituídas pelo caractere de seção.

Exemplo dois: substituir um hífen regular por um hífen sem quebra

Para o próximo exemplo, observe que há algumas palavras hifenizadas em nosso parágrafo de amostra, incluindo três ocorrências onde as palavras hifenizadas são separadas em linhas diferentes. Vamos substituir todos os hifens regulares por hífens não separáveis, para que isso não aconteça.

Na guia "Página inicial", clique em "Substituir" ou pressione Ctrl + H .

Na caixa "Localizar", exclua qualquer texto ou caracteres existentes e, em seguida, digite um único caractere de hífen. Clique no botão "Mais > >" se necessário para expandir as opções Localizar e Substituir.

Clique na caixa "Substituir por" para colocar o seu ponto de inserção. Exclua qualquer texto ou caracteres existentes e clique no botão "Especial".

Clique em "Nonphreaking Hyphen" na lista suspensa.

Observe que o código do Word para o hífen não separável - “^ ~” - agora foi adicionado à caixa "Substituir por". Clique no botão "Substituir tudo". Neste exemplo, 11 substituições foram feitas. Clique no botão “OK” e feche a janela Localizar e Substituir.

O Word substituiu todos os hifens por hífens não separáveis. Observe que as palavras com hífen na margem direita não estão mais separadas.

Exemplo três: substituindo duas marcas de parágrafo por uma marca de parágrafo

Neste exemplo, queremos substituir qualquer marca de parágrafo duplo por uma única marca de parágrafo, removendo o espaçamento extra entre parágrafos.

Na guia "Página inicial", clique no botão "Substituir". Alternativamente, você pode pressionar Ctrl + H.

Clique na caixa “Find What” e exclua qualquer texto ou caracteres existentes. Clique no botão "Mais > >" para abrir as opções adicionais, clique no botão "Especial" e, em seguida, na opção "Marca de parágrafo" na lista suspensa.

Observe que o código do Word para uma marca de parágrafo (“^ v”) foi inserido na caixa “Localizar o quê”. Clique no botão “Special” novamente e depois clique em “Paragraph Mark” novamente na lista suspensa para colocar uma segunda marca de parágrafo lá. (Observe que você também pode digitar "^ v ^ v" na caixa se você já estiver familiarizado com os códigos.)

Agora existem duas marcas de parágrafo na caixa Localizar. Clique na caixa “Substituir por”, exclua qualquer texto ou caracteres existentes e, em seguida, clique no botão “Especial”. No menu suspenso, escolha "Parágrafo".

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Para a etapa final, clique no botão "Substituir tudo". Neste exemplo, o Word fez oito substituições. Clique no botão "OK" e feche a janela Localizar e substituir.

Todas as ocorrências de duas marcas de parágrafo foram substituídas por uma marca de parágrafo.

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Como você pode ver, o uso de Localizar e substituir pode poupar muito tempo ao substituir caracteres especiais em seus documentos. E nós apenas arranhamos a superfície aqui. Existem mais personagens especiais esperando por você nesse menu.

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Via: How to Geek