Como cruzar células de referência entre planilhas do Microsoft Excel

No Microsoft Excel, é uma tarefa comum fazer referência a células em outras planilhas ou até mesmo em diferentes arquivos do Excel. No começo, isso pode parecer um pouco assustador e confuso, mas depois de entender como funciona, não é tão difícil.

Neste artigo, vamos ver em como fazer referência a outra folha no mesmo arquivo do Excel e como fazer referência a um arquivo do Excel diferente. Também abordaremos coisas como referenciar um intervalo de células em uma função, como simplificar as coisas com nomes definidos e como usar o VLOOKUP para referências dinâmicas.

Como fazer referência a outra planilha no mesmo arquivo do Excel

Uma referência básica de célula é escrita como a letra da coluna seguida do número da linha.

B3 refere-se à célula na interseção da coluna B e linha 3.

Ao se referir a células em outras planilhas, essa referência de célula é precedida pelo nome da outra planilha. Por exemplo, abaixo está uma referência à célula B3 em um nome de planilha “Janeiro”.

 = Janeiro! B3 

O ponto de exclamação (!) Separa o nome da planilha de o endereço da célula.

Se o nome da planilha contiver espaços, você deverá colocar o nome entre aspas simples na referência.

 = 'Vendas de janeiro'! B3 

Para criar essas referências, você pode digitá-las diretamente na célula. No entanto, é mais fácil e confiável permitir que o Excel grave a referência para você.

Digite um sinal de igual (=) em uma célula, clique na guia Planilha e clique na célula que deseja referência cruzada.

Enquanto faz isso, o Excel escreve a referência para você na Barra de Fórmulas.

Pressione Enter para completar a fórmula. / p>

Como referenciar outro arquivo do Excel

Você pode se referir a células de outra pasta de trabalho usando o mesmo método. Apenas certifique-se de ter aberto o outro arquivo do Excel antes de começar a digitar a fórmula.

Digite um sinal de igual (=), alterne para o outro arquivo e clique na célula desse arquivo que deseja referência. Pressione Enter quando terminar.

A referência cruzada completa contém o outro nome da pasta de trabalho entre colchetes, seguido do nome da folha e do número da célula.

 = [Chicago.xlsx] Janeiro! B3 

Se o nome do arquivo ou da planilha contiver espaços, será necessário colocar a referência do arquivo (incluindo os colchetes) entre aspas simples.

 = '[Nova York.xlsx] Janeiro'! B3 

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Neste exemplo, você pode ver cifrões ($) entre o endereço da célula. Esta é uma referência de célula absoluta (Saiba mais sobre referências de células absolutas).

Ao fazer referência a células e intervalos em diferentes arquivos do Excel, as referências são feitas absolutas por padrão. Você pode alterar isso para uma referência relativa, se necessário.

Se você observar a fórmula quando a pasta de trabalho citada estiver fechada, ela conterá todo o caminho para esse arquivo.

Embora a criação de referências a outras pastas de trabalho seja simples, elas são mais suscetíveis a problemas. Os usuários que criam ou renomeam pastas e movem arquivos podem quebrar essas referências e causar erros.

Manter dados em uma pasta de trabalho, se possível, é mais confiável.

Como fazer referência cruzada a uma faixa de células em uma função

Fazer referência a uma única célula é útil o suficiente. Mas você pode querer escrever uma função (como SUM) que faça referência a um intervalo de células em outra planilha ou pasta de trabalho.

Inicie a função como de costume e clique na planilha e no intervalo de células. da mesma forma que você fez nos exemplos anteriores.

No exemplo a seguir, uma função SUM está somando os valores do intervalo B2: B6 em uma planilha chamada Vendas.

 = SUM (Vendas! B2: B6) 

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Como usar nomes definidos para referências cruzadas simples

No Excel, você pode atribuir um nome a uma célula ou intervalo de células. Isso é mais significativo do que um endereço de célula ou intervalo quando você olha para eles. Se você usar muitas referências em sua planilha, nomear essas referências pode facilitar a visualização do que você fez.

Melhor ainda, esse nome é exclusivo para todas as planilhas desse arquivo do Excel.

Por exemplo, poderíamos nomear uma célula "ChicagoTotal" e, em seguida, a referência cruzada seria:

 = ChicagoTotal 

Este é mais um Uma alternativa significativa para uma referência padrão como esta:

 = Vendas! B2 

É fácil criar um nome definido. Comece selecionando a célula ou o intervalo de células que você deseja nomear.

Clique na caixa de nome no canto superior esquerdo, digite o nome que deseja atribuir e pressione Enter.

Ao criar nomes definidos, não é possível usar espaços. Portanto, neste exemplo, as palavras foram unidas no nome e separadas por uma letra maiúscula. Você também pode separar palavras com caracteres como hífen (-) ou sublinhado (_).

O Excel também possui um Gerenciador de Nomes que facilita o monitoramento desses nomes no futuro. Clique em Fórmulas > Gerenciador de nomes. Na janela Gerenciador de nomes, você pode ver uma lista de todos os nomes definidos na pasta de trabalho, onde eles estão e quais valores eles armazenam atualmente.

Você pode então use os botões na parte superior para editar e excluir esses nomes definidos.

Como formatar dados como uma tabela

Ao trabalhar com uma lista extensa de dados relacionados, usando o Formato do Excel como Tabela feature pode simplificar a maneira como você faz referência a dados nele.

Pegue a seguinte tabela simples.

Isso pode ser formatado como uma tabela.

Clique em uma célula da lista, mude para a guia "Página inicial", clique no botão "Formatar como tabela" e selecione um estilo.

Confirme se o intervalo de células está correto e se sua tabela possui cabeçalhos.

Você pode atribuir um nome significativo à sua tabela na guia "Design". p>

Então, se precisássemos somar as vendas de Chicago, poderíamos nos referir à tabela pelo seu nome (de qualquer folha), seguido por um colchete ([) para ver uma lista das colunas da tabela.

Selecione a coluna clicando duas vezes na lista e digite um colchete de fechamento. A fórmula resultante seria algo como isto:

 = SUM (Vendas [Chicago]) 

Você pode ver como as tabelas podem fazer dados de referência para funções de agregação, como SUM e MÉDIA mais fácil do que referências de folha padrão.

Esta tabela é pequena para fins de demonstração. Quanto maior a tabela e quanto mais folhas você tiver em uma pasta de trabalho, mais benefícios você verá.

Como usar a função VLOOKUP para referências dinâmicas

As referências usadas na exemplos até agora foram todos corrigidos para uma célula específica ou intervalo de células. Isso é ótimo e geralmente é suficiente para as suas necessidades.

No entanto, e se a célula que você está referenciando tiver o potencial de mudar quando novas linhas forem inseridas ou alguém classificar a lista?

Nesses cenários, você não pode garantir que o valor desejado ainda esteja na mesma célula que você referenciou inicialmente.

Uma alternativa nesses cenários é usar uma função de pesquisa no Excel para pesquisar o valor em uma lista. Isso torna mais durável contra alterações na planilha.

No exemplo a seguir, usamos a função VLOOKUP para procurar um funcionário em outra planilha pelo ID de funcionário e depois retornar a data de início.

A seguinte função VLOOKUP procura o ID do funcionário inserido na célula A2 na lista mostrada acima e retorna a data unida da coluna 4 (quarta coluna da tabela).

 = VLOOKUP (A2, Funcionários! A: E, 4, FALSE) 

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Abaixo, uma ilustração de como esta fórmula pesquisa a lista e retorna a informação correta.

O melhor deste VLOOKUP sobre os exemplos anteriores é que o funcionário será encontrado mesmo que a lista mude em ordem.

Nota: VLOOKUP é um fórmula incrivelmente útil, e nós só scratche d a superfície do seu valor neste artigo. Você pode descobrir mais sobre como usar o VLOOKUP em nosso artigo sobre o assunto. E você pode aprender ainda mais truques para usá-lo neste artigo na Computergaga (também escrito por Alan Murray).

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Neste artigo, analisamos várias maneiras de fazer referência cruzada entre as planilhas do Excel. e pastas de trabalho. Escolha a abordagem que funciona para a sua tarefa e se sinta à vontade para trabalhar.

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Via: How to Geek