Como reduzir o tamanho do arquivo de uma apresentação do PowerPoint

Considerando que as apresentações do Microsoft PowerPoint geralmente são acompanhadas por toneladas de imagens, gifs, vídeos incorporados, gráficos, gráficos e outros conteúdos, não é surpresa que você tenha arquivos grandes. Veja algumas etapas para reduzir o tamanho do arquivo de uma apresentação.

Arquivos grandes podem ser irritantes. Eles ocupam muito espaço em disco precioso, diminuem o desempenho de reprodução e podem fazer com que os e-mails sejam recuperados devido a exceder o limite de tamanho de arquivo. Você pode evitar todas essas coisas reduzindo o tamanho do arquivo de sua apresentação.

Já mencionamos isso antes, mas a primeira coisa em que você pensaria ao considerar a redução do tamanho do arquivo são imagens - e para um boa razão. Arquivos de imagem podem ser bem grandes. Há etapas que você pode seguir para reduzir o tamanho, como compactar as imagens na apresentação. Se você suspeitar que o motivo pelo qual seu arquivo do PowerPoint é tão grande seja devido a imagens, não se esqueça de ler o artigo que escrevemos sobre como reduzir o tamanho dos documentos do Office que contêm imagens.

para reduzir o tamanho de um documento do Microsoft Word

Temos algumas dicas adicionais para adicionar se você seguiu essas etapas, mas ainda precisa reduzir o tamanho do arquivo da sua apresentação.

Converta sua apresentação no formato PPTX

A Microsoft lançou o formato PPTX no Office 2007. Ainda assim, não é incomum ver arquivos PPT flutuando. Então, qual é a diferença entre um arquivo PPT e PPTX? A versão PPTX compacta todo o conteúdo dentro da apresentação. Se você tiver um arquivo PPT e convertê-lo em um arquivo PPTX, perceberá uma diminuição no tamanho do arquivo.

A conversão do arquivo é tão simples quanto pressionar um botão e escolher o tipo de arquivo. Vá em frente e abra o arquivo PPT, vá até a guia "Arquivo" e clique em "Converter".

O Windows File Explorer será exibido. Você perceberá que o tipo Salvar como está definido como "Apresentação do PowerPoint". Esse é o tipo de arquivo PPTX. Clique em "Salvar".

Seu arquivo PPT agora será convertido em um arquivo PPTX. Como você pode ver, o tamanho do arquivo foi reduzido.

O HTG Presentation 2 é o nosso arquivo PPT, e o HTG Presentation 3 é o nosso arquivo PPTX. A conversão do tipo de arquivo reduziu o tamanho em 335 KB.

Embora não seja uma queda no tamanho do arquivo, conseguimos reduzir o tamanho do arquivo de documento do Word de 6.001 KB para 721 KB. Tudo depende do que está dentro do arquivo. Com alguma sorte, este será o único passo que você precisa dar. Caso contrário, continue lendo.

Insira suas fotos: não copie e cole

É tentador copiar e colar uma imagem no PowerPoint em vez de usar a função de inserção. Isso não será um problema se você não estiver preocupado com o tamanho do arquivo, mas, se estiver, tenha cuidado ao copiar e colar. Ele pode reformatar sua imagem para BMP ou PNG. Por que isso é um problema? Ambos os formatos de arquivo são maiores que JPG.

Você pode ver na imagem acima que o arquivo PNG é 153KB comparado ao arquivo JPG de 120KB da mesma imagem. Toda vez que você copia e cola um arquivo JPG no PowerPoint e é convertido em PNG, você adiciona um pouco de tamanho de arquivo desnecessário à apresentação. A utilização da função inserir garantirá que suas imagens sejam inseridas como pretendido.

Faça edições de imagem em um editor de imagens - não no PowerPoint

Quando você insere uma imagem no PowerPoint, é melhor Certifique-se de que não precisa de edições. Se isso exigir edições, é melhor fazê-lo em um editor de imagens. Por quê? Quando você usa o PowerPoint para editar sua imagem, ele armazena todas essas edições como parte da apresentação. Por exemplo, quando você altera uma imagem para preto e branco, o PowerPoint mantém a imagem colorida também. Isso é um monte de mordidas extras sendo armazenados.

Se você não tem um editor de imagens (você faz) ou você simplesmente deve usar o PowerPoint, certifique-se de informar ao PowerPoint para descartar todos esses dados em excesso salvos as edições. Ele não economizará tanto espaço quanto trabalhando em um editor dedicado, mas ajudará.

Compactar todas as imagens na sua apresentação

Você pode compactar imagens no PowerPoint um de cada vez ou todos de uma vez. Se você quiser fazer o último, veja como.

Abra sua apresentação, vá até a guia "Arquivo" e selecione "Salvar como" no painel esquerdo.

Em seguida, selecione "Mais opções", que você encontrará na área em que você nomearia seu arquivo e escolheria o tipo de arquivo.

A janela "Salvar como" será exibida, desta vez com algumas opções extras disponíveis para você. Ao lado do botão "Salvar", clique em "Ferramentas".

No menu suspenso que aparece, selecione "Comprimir fotos".

A janela "Compactar Imagens" será exibida. Aqui, você pode escolher o tipo de resolução das imagens (com base no PPI) na apresentação. Você também perceberá que não pode selecionar a opção "Aplicar somente a esta foto" no grupo "Opções de compactação". Isso porque, devido à maneira como acessamos essa ferramenta, essa opção não está disponível.

Observação: se você quiser compactar uma única foto, selecione-a e vá para o formato Ferramentas de Imagem > Compactar fotos.

Quando estiver satisfeito com sua seleção, clique em "OK".

Assegure-se de salvar sua apresentação posteriormente.

Não use fontes incorporadas

Entendemos por que você pode querer incorporar fontes - você pode estar fazendo uma apresentação temática de Star Wars e, como resultado, qualquer pessoa que possa estar compartilhando a apresentação com não é provável que tenha essas fontes especiais disponíveis para eles. Incorporar as fontes em sua apresentação pode evitar problemas, mas tem um custo maior.

Em geral, a menos que tenha certeza de que precisa exibir uma fonte específica, recomendamos desativá-la. incorporação de fontes.

Vá até a guia "Arquivo" e selecione "Opções" na parte inferior do painel esquerdo.

Na guia "Salvar", desmarque a caixa de seleção "Incorporar fontes no arquivo" e clique em "OK".

Salvamos uma cópia de nossa apresentação com todas as fontes incorporadas, sem fontes incorporadas e com apenas as fontes usadas na apresentação incorporada. Veja a diferença se os tamanhos dos arquivos:

Convencido ainda?

Vincular aos arquivos em vez de incorporá-los

Considere a diferença no tamanho do arquivo se você incorporar um vídeo inteiro do YouTube em sua apresentação em vez de vinculá-lo a ele. Incorporar um vídeo inteiro aumentará significativamente o tamanho da sua apresentação. Há certamente alguns benefícios valiosos ao incorporar um arquivo ao link para ele (por exemplo, quando o destinatário pode não ter acesso à Internet para reproduzir o vídeo), mas se o tamanho do arquivo for um problema, não o faça.

Não armazene uma miniatura para a apresentação

Caminho de volta quando o Office permite salvar imagens em miniatura de sua apresentação para que você possa obter uma prévia do arquivo ao procurá-lo em Arquivo Explorador. O Windows cresceu para ser mais sofisticado, portanto, não precisa mais da ajuda de aplicativos do Office para fazer isso. Mas a opção ainda está disponível.

Fizemos um pequeno teste para ver a diferença no tamanho do arquivo com e sem essa opção ativada. Aqui estão os resultados:

Com a opção thumbnail ativada, nosso tamanho de arquivo era 2.660 KB. Sem a opção ativada, o tamanho do arquivo foi reduzido para 2.662 KB, economizando um total de 7 KB.

Essa é uma proteção bem pequena, mas quando a testamos com um documento do Word, a diferença foi significativa, mostrando 721 KB sem a opção ativada e 3.247 KB com a opção ativada.

Embora essa seja uma grande lacuna entre aplicativos e não esteja exatamente claro por que a diferença é tão grande, ainda é uma opção a ser explorada. Para desativar o recurso, abra sua apresentação, vá até a guia "Arquivo" e selecione "Propriedades" encontradas no lado direito e, em seguida, "Propriedades avançadas".

Agora você estará na guia "Resumo" da janela "Propriedades". Na parte inferior da janela, desmarque a caixa ao lado de "Salvar imagem de visualização" e clique em "OK".

Remover informações pessoais e ocultas da sua apresentação

O Microsoft Office armazenará suas informações pessoais (como nome do autor) e propriedades ocultas em sua apresentação. Livrar-se dessa informação pode poupar um pouco de espaço.

Abra sua apresentação, vá até a guia “Arquivo”, selecione a opção “Verificar problemas” e selecione “Inspecionar documento”.

A janela "Inspetor de Documento" será exibida. Verifique se a caixa “Document Properties and Personal Information” está marcada e clique em “Inspecionar”.

Na próxima janela, selecione “Remove All”. agora ser removido, economizando alguns KB de espaço.

Desativar a AutoRecuperação

Não recomendamos isso necessariamente, e isso deve ser usado apenas como um recurso de último recurso. AutoRecuperação é uma ferramenta essencial no Office, e se você já perdeu um documento antes de salvar, então você entende exatamente o que queremos dizer.

Cada vez que o Office usa AutoRecuperação, ele adiciona um pouco ao tamanho do documento. Arquivo. Para desativar a AutoRecuperação, vá até a guia "Arquivo" e selecione "Opções", localizado na parte inferior do painel esquerdo.

Na guia "Salvar" da janela "Opções", desmarque a caixa ao lado de "Salvar informações de AutoRecuperação sempre xx minutos".

Se você salvar e sair imediatamente da apresentação, você ganhou Não perceba uma diferença. Com o passar do tempo, à medida que você avança na apresentação, o recurso de AutoRecuperação adicionará KB ao arquivo.

Copie tudo em uma nova apresentação

Enquanto cria sua apresentação , O PowerPoint salvará várias coisas em segundo plano para ajudá-lo. Mencionamos como desativar muitos desses recursos, excluir dados salvos no PowerPoint e assim por diante, mas sempre há uma chance de que algo tenha escapado pelas falhas, e o PowerPoint tenha armazenado algumas informações de que você não precisa. Copiar seu conteúdo para uma nova apresentação pode ser uma boa solução para o problema.

Isso pode ser um pouco complicado, já que, com o PowerPoint, você precisará copiar e colar cada slide (e slides mestre). Depois disso, a nova apresentação não terá nenhuma das salvamentos em segundo plano anteriores, informações de AutoRecuperação ou versões anteriores do arquivo. Como resultado, você deve ver uma alteração no tamanho do arquivo.

Embora não possamos dizer exatamente o quanto isso reduzirá o tamanho do arquivo, já que cada apresentação será diferente, vale a pena tentar.

A Possibilidade: Descompacte a apresentação e comprima-a

Como mencionamos anteriormente, um arquivo PPTX é um arquivo compactado (é por isso que o tamanho é muito menor que um arquivo PPT antigo) . Isso significa que você pode abri-lo com uma ferramenta como o 7-Zip ou WinRar, extrair todos os arquivos do seu PPTX, adicioná-los a um arquivo compactado e depois renomear o arquivo para uma extensão de arquivo PPTX.

Nós tivemos alguns problemas aqui, no entanto.

Nos testes de Rob com seu documento do Word, ele reduziu com sucesso o tamanho do arquivo de 721 KB para 72 KB. No entanto, ele corrompeu o arquivo no processo. No meu teste com meu arquivo de 2.614 KB, ele não o corrompeu, mas reduziu apenas para 2.594 KB - um total de apenas 20 KB. Não temos certeza sobre o que está em jogo aqui, por isso, se você quiser fazer isso, certifique-se de ter uma cópia de backup do arquivo antes de fazê-lo.

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Essas são as dicas que tem para reduzir o tamanho da sua apresentação do PowerPoint. Estamos sempre procurando maneiras novas e interessantes de reduzir o tamanho de nossos arquivos, por isso, se você tiver alguma dica, informe-nos na seção de comentários e ficaremos felizes em testá-los!

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Via: How to Geek