A melhor maneira de organizar seus emails: apenas arquive-os

Recomendamos o uso do OHIO (somente manipular uma vez) para fazer uma triagem de seus e-mails. Uma parte essencial do OHIO é arquivar os e-mails que você precisa manter - tire-os da caixa de entrada! Veja por que o arquivamento é essencial - e por que você não deve se preocupar com pastas.

Por que você precisa Arquivar seus e-mails

Uma rápida recapitulação do nosso artigo da OHIO: sua caixa de entrada não é um arquivo, uma lixeira, um arquivo ou um depósito de lixo. É uma caixa de entrada!

Quando você tem centenas ou milhares de e-mails em sua caixa de entrada, eles são rapidamente enterrados. Fora da vista está fora da mente. É muito mais difícil encontrar e-mails específicos, faz seu cliente de e-mail trabalhar mais devagar (mesmo se você acessar seu e-mail por meio de um navegador como o Gmail) e pode usar seu armazenamento se usar o Outlook ou o Apple Mail no telefone. / p>

A linha inferior: Não adianta manter todos os seus e-mails em sua caixa de entrada e muitas boas razões para não fazê-lo.

Com isso em mente, você precisa lidar com um e-mail / Encaminhá-lo, transformá-lo em uma tarefa, configurar uma reunião) e depois excluir o email ou arquivá-lo. Veja como você deve fazer isso.

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Onde você deve arquivar seus e-mails

Seus e-mails devem vá para uma pasta de arquivos. Eles não devem entrar em uma das várias centenas de pastas cuidadosamente organizadas; eles devem entrar em uma pasta de Arquivo.

Essa é uma afirmação ousada, então é necessária uma justificativa.

Primeiramente, uma hierarquia de pastas é necessária. tempo para configurar e manter, tempo que seria melhor gasto manuseando seus e-mails. Em segundo lugar, pode ser preciso um pouco de esforço para decidir para onde um e-mail deve ir. Um e-mail de seu colega sobre por que ele pode perder um prazo de projeto entra na pasta desse projeto? A pasta para essa pessoa? Uma pasta de lições aprendidas? - e a tomada de decisões é demorada e desgastante. Por último, pode ser muito difícil encontrar e-mails em uma data posterior quando eles podem estar em qualquer uma das várias pastas, e cada pasta tem centenas de e-mails.

Um único arquivo facilita mover seus e-mails da sua caixa de entrada porque você não precisa empregar nenhum recurso para pensar ou tomar decisões. Você apenas pega o e-mail e o transfere para o seu arquivo. Não poderia ser mais simples, e quando você está tentando acompanhar um fluxo interminável de e-mails, você quer que seu processo seja o mais simples e fácil possível. Cada dificuldade ou irritação é ampliada em escala, então algo que é um aborrecimento menor ou tempo chupado para um e-mail será um enorme aborrecimento e tempo para centenas de e-mails.

Para algumas pessoas, isso será bem-vindo. alívio para a tortura de uma estrutura de pastas, mas algumas outras pessoas precisarão respirar em um saco de papel com o simples pensamento de perder sua estrutura de pastas cuidadosamente projetada, intrincada, lógica e bonita. Se é você, então, infelizmente, isso vai ser difícil de engolir. Reconhecemos sua dor, mesmo quando temos certeza de que os benefícios de longo prazo de um único arquivo compensarão mais do que a dor a curto prazo de mudar seu sistema

Como arquivar seus emails em massa

Provavelmente parece evidente que, para arquivar seus e-mails, você só precisa movê-los para a sua pasta Arquivo, e você está certo sobre isso. Mas se você tiver centenas ou milhares de e-mails na sua caixa de entrada, a transferência deles individualmente parecerá bastante assustadora. Idealmente, você precisa encontrar uma maneira de movê-los em massa.

Se você estiver usando um cliente como o Microsoft Outlook ou o Apple Mail, será fácil selecionar e-mails em massa. Clique em um email em sua caixa de entrada, role para baixo, pressione a tecla SHIFT no seu teclado e selecione outro email. Todos os emails entre o primeiro e o segundo serão selecionados. Você pode arrastá-los e soltá-los na pasta do arquivo ou usar o botão Arquivar. Como o ícone de disquete usado para representar o recurso Salvar, há um ícone Arquivo padrão que se parece com uma caixa de arquivo de papelão tradicional. Isso está no Outlook e no Apple Mail (os aplicativos clientes e os aplicativos móveis) para o botão Arquivar.

Se você estiver usando o cliente Outlook, você também pode criar uma ação Quick Step que marca todos os emails selecionados como lidos e os move para a pasta Archive com um clique de botão (ou atalho de teclado).

Se você decidiu começar de novo, então você sempre pode selecionar todos os e-mails na sua caixa de entrada usando o atalho de teclado Ctrl + A (Command + A no Mac) e arquivá-los. Não sabemos se é a coisa certa a fazer, mas você certamente receberá uma caixa de entrada vazia muito rapidamente.

Em uma interface da web como o Gmail, você pode selecionar uma página por vez clicando na caixa de seleção na parte superior da página.

Depois de selecionar a e-mails, clique em Arquivar para movê-los.

Não há atalhos de teclado para selecionar todos os e-mails na sua caixa de entrada do Gmail (embora * + a selecione todos os e-mails na página), mas quando você selecionou todos os e-mails na página, uma barra de mensagens aparecerá acima dos e-mails, oferecendo a opção de selecionar todos os e-mails na sua caixa de entrada.

Clique neste link para selecionar todos os e-mails na sua caixa de entrada. A barra de mensagens será alterada para permitir que você cancele a seleção.

Quantos e-mails você deve arquivar?

O número de e-mails que você deseja arquivar de uma vez depende muito de você. Como dissemos anteriormente, ter uma caixa de entrada vazia é, na melhor das hipóteses, temporário e, na pior das hipóteses, quase impossível. Você não está no controle do que entra na sua caixa de entrada porque qualquer pessoa com seu endereço pode enviar uma mensagem para você. Portanto, mesmo que você consiga esvaziar sua caixa de entrada, ela não ficará vazia. Dito isso, não é um mau alvo, porque ter uma caixa de entrada vazia, mesmo que por pouco tempo, tira um pouco da pressão dos seus ombros. Mas ele não ficará vazio, e é por isso que gerenciar seu e-mail é um processo, não um objetivo. E, claro, você não precisa arquivar um e-mail se não precisar mantê-lo. Você pode excluí-lo. Essa é uma excelente opção para economizar espaço.

Portanto, em vez de concentrar todos os seus esforços Para arquivar (ou excluir) todos os e-mails da sua caixa de entrada, concentre-se em metas alcançáveis ​​que reduzirão o estresse do seu e-mail. Só você sabe o que reduzirá o estresse do seu e-mail, mas as metas de exemplo são:

• Nenhum e-mail de alta prioridade é deixado no final do dia
• Sem e-mail há mais de dois dias úteis antigo na sua caixa de entrada
• Nenhum e-mail da sua equipe / gerente / clientes (exclua conforme apropriado) no final da semana

Descubra o que o e-mail causa mais estresse. Manipule e arquive (ou exclua) esses e-mails como uma prioridade.

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Via: How to Geek