O que são anotações no Outlook e como você as usa?

O Microsoft Outlook permite criar notas adesivas eletrônicas que você pode exibir no Outlook ou na sua área de trabalho, permitindo que você tire todas aquelas notas adesivas da sua mesa.

Antes de começarmos, vamos relembrar que a gravação de senhas em notas Post-It, eletrônicas ou não, é simplesmente ruim. Escrevemos sobre segurança de senha extensivamente ao longo dos anos, então reserve um momento para escolher um gerenciador de senhas e usá-lo. Um dia você nos agradecerá.

RELACIONADO: Por que você deve usar um gerenciador de senhas e como começar

Criando uma nova nota

A primeira coisa a fazer é abrir a opção Anotações no Outlook. Faça isso indo até o canto inferior esquerdo do Outlook, clicando nos três pontos na opção Navegação e, em seguida, clicando em "Notas".

A opção Notas, onde você pode adicionar , edite e exclua suas anotações, abrirá.

Para criar uma nova nota, clique em "Nova nota". Isso criará uma nova nota com o tamanho padrão e cor.

Trabalhando com uma anotação

As anotações do Outlook parecem simples, mas carregam muita funcionalidade em um pequeno quadrado. Existem seis áreas distintas da sua nota.

1. A nota em si, onde você pode digitar seu texto. 2. O menu da nota, com várias opções que você pode executar na nota. 3. O “identificador de movimento”, no qual você pode clicar e usar para arrastar a nota pela tela. 4. A opção fechar que desliga a nota. 5. A “alça de redimensionamento” na qual você pode clicar e arrastar para redimensionar a nota. 6. A data e a hora de quando você modificou a nota pela última vez.

Uma coisa que você não verá é uma opção Salvar. Quando você clica na opção Fechar ou clica fora da nota para outro lugar, a nota salva automaticamente para você, e não há controle de versão (assim como um post-it físico).

A primeira linha do note se torna o nome do arquivo (mesmo se a primeira linha estiver em branco), então se você quiser renomear sua nota, você precisará reescrever a primeira linha de texto dentro dela.

Organizando suas anotações

Você pode usar o fato de que a primeira linha da anotação se torna o nome do arquivo para ajudá-lo a organizar suas anotações, tornando a primeira palavra a ação que você precisa fazer (por exemplo, To-do, "" Call "," Lembrete "e assim por diante). Por padrão, suas anotações são mostradas na visualização de Ícones.

Isso ordena suas notas pela data em que foram modificadas, com as notas que foram modificadas mais recentemente (ou criadas) na frente. Se você mudar para a visualização Lista de notas, poderá ver isso mais claramente.

Para organizar suas anotações por tipo de ação, você pode encomendá-las por assunto indo até Ver > Veja as configurações.

Já cobrimos a alteração das configurações de visualização antes, portanto, não abordaremos os detalhes aqui, mas se você tiver feito isso para as pastas de e-mail Você sabe que é muito fácil. Depois de alterar sua visualização para classificar por assunto, suas ações diferentes ficarão mais facilmente visíveis.

Categorização de anotações por cor

Você também pode mude a cor das suas notas alterando a categoria. Isso pode ser feito de três maneiras:

1. Selecionando a nota na janela Notas e clicando no botão Início > Categorize a opção.

2. Clicando com o botão direito do mouse na nota da janela do Notes e selecionando “Categorizar” no menu de contexto.

3. Clicando no menu no canto superior esquerdo de uma nota aberta e selecionando “Categorizar” no menu.

Selecione a cor que você quer que sua nota seja. Se você não usou Categorias antes, verá uma opção para renomear a categoria e alterar a cor.

Depois de escolher sua categoria, a nota completa corresponderá à cor escolhida e o ícone mudará de cor na janela "Nota".

Esta é uma maneira fácil de rastrear tipos diferentes de notas que você tem, porque você não terá que ler ou pedir suas anotações para saber o que cada uma delas é.

Adicionando anotações à sua área de trabalho

OK, isso abrange a configuração de suas anotações e a categorização delas. Vamos adicioná-los à sua área de trabalho. A boa notícia é que é tão fácil quanto abrir uma nota e depois minimizar o Outlook. As notas abertas podem ser arrastadas e colocadas onde você quiser na sua área de trabalho.

Depois de fechar o Outlook, o Notes também será fechado, o que faz sentido, mas não é o ideal. No entanto, quando você abri-los novamente no Outlook individualmente, eles são abertos no mesmo local em que você os deixou. Assim, depois de organizá-los com cuidado, eles permanecerão no mesmo lugar. E se você é o tipo de pessoa que nunca fecha o Outlook, a menos que esteja reiniciando o computador, isso não será um grande problema.

Se você quiser que o Notes abra, mas não o Outlook, pode salvar as Notas fora do Outlook e abri-las sem abrir o aplicativo principal do Outlook. Para fazer isso, clique na opção de menu da nota e selecione "Salvar como".

Uma caixa de diálogo padrão do Windows será aberta para permitir que você escolha um local para salvar. Escolheremos a área de trabalho.

Quando você abrir a mensagem salva, a nota será aberta exatamente onde você a deixou, sem que o aplicativo Outlook esteja aberto. (Tecnicamente, o aplicativo Outlook é aberto em segundo plano, mas você não pode vê-lo e não recebe notificações.) Como é uma cópia da anotação no Outlook, e não a anotação original, a alteração não será atualize o Outlook, mas tudo bem se você estiver usando as anotações para lembretes visuais, em vez de uma lista completa de tarefas.

Enviando anotações para outras pessoas

Você também pode enviar anotações para outras pessoas. Se eles tiverem o Outlook, poderão abri-los como Notes e usá-los como você. Para enviar uma nota para alguém, clique na opção de menu da nota e selecione "Avançar".

Isso criará um e-mail com a nota como um anexo.

Se o destinatário abrir a nota anexa em um programa de e-mail como o Gmail ou um cliente como o Thunderbird, ele será tratado como um e-mail em texto simples, mas se for aberto no Outlook, será tratada como uma nota. Isso o torna particularmente útil para enviar itens para colegas no escritório que estão usando o Outlook, especialmente se sua equipe usa o Notes.

---

As notas não são a parte mais rápida ou mais rica em recursos do Outlook, mas se você é um geek do tipo Post-It, eles são diretos e eficazes. E você nunca terá que se preocupar com o fato de eles serem removidos pelos limpadores, ficarem sem aderência e cairem, ou deixarem a informação visível para qualquer pessoa que passar por ela.

Via: How to Geek