O que é a caixa de entrada Zero e como você pode alcançá-la?

O Inbox Zero é um grampo de conselhos de produtividade digital. "Alcançar o Inbox Zero" é o equivalente do trabalhador do conhecimento de "alcançar a iluminação". Mas o Inbox Zero não significa ter uma caixa de entrada vazia, mas reduzir o estresse do e-mail.

Por que a Inbox Zero importa

Vamos lidar com a segunda parte da pergunta: por que você deve se preocupar com o Inbox Zero?

Se você tem interesse em domesticar sua caixa de entrada ou, em geral, em ser eficiente e produtivo, o Inbox Zero é algo que você precisa conhecer. O Inbox Zero é uma grande coisa que existe desde 2006. Tem sido o assunto de muitas apresentações e até livros.

A pesquisa por Inbox Zero traz de volta 108 milhões de resultados de pesquisa no Google, e continuará sendo um dos marcos culturais para a produtividade por um tempo muito longo, mesmo quando ele entra e sai de moda. Se você tem algum interesse em produtividade, vale a pena conhecer. E, ei, isso pode ajudá-lo!

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O que é o Inbox Zero?

O Inbox Zero é uma filosofia de produtividade para lidar com um fluxo constante de e-mail ao longo da vida. Foi primeiramente expresso por Merlin Mann em seu site 43Folders, que está atualmente (e esperamos que temporariamente) indisponível, mas é espelhado pelo Internet Archive. A Inbox Zero era tão popular que um site separado, o InboxZero.com, foi criado para conter os artigos da Inbox Zero de Mann. Esse site também está indisponível no momento, mas também é espelhado no archive.org.

Existem dez artigos na série Inbox Zero, a maioria dos quais lidam com técnicas para lidar com emails eficientemente. Eles são interessantes e úteis, e incentivamos você a lê-los se não o fez antes.

Mas o coração da Inbox Zero não são essas dicas práticas. Não é nem mesmo ter zero e-mails em sua caixa de entrada, apesar do nome.

O Inbox Zero não é ter uma caixa de entrada vazia

Se você acredita que "Inbox Zero" significa ter zero e-mails na sua caixa de entrada, não se preocupe porque você não está sozinho. Pesquisamos na Web por "O que é a Inbox Zero?" E encontramos muitos sites que dizem que o Inbox Zero é uma caixa de entrada vazia.

Eles estão todos incorretos.

O ponto principal do Inbox Zero é que o email é um fluxo sem fim. Uma caixa de entrada vazia é sempre temporária, por isso, criar uma caixa de entrada vazia é uma tarefa tola. Você está à mercê de outras pessoas enviando e-mails para você. A única maneira certa de ter uma caixa de entrada vazia é bloquear todos os e-mails, o que é funcionalmente o mesmo que não ter uma caixa de entrada.

Ou para manter sua caixa de entrada em zero, talvez seja necessário assisti-la como um falcão e lidar com cada e-mail no instante em que chega.

Isso não é realista.

Em vez disso, a filosofia do Inbox Zero assume que sua caixa de entrada é uma fonte de estresse. O Inbox Zero procura torná-lo menos estressante e ocupar o mínimo de foco possível. É por isso que todas as dicas práticas são sobre como é mais fácil lidar com seu e-mail e automatizar as coisas.

Veja o que o site Inbox Zero de Merlin Mann - agora infelizmente offline, mas disponível em formato arquivado - disse sobre Inbox Zero:

É sobre como recuperar seu e-mail, sua atenção e sua vida. Esse "zero"? Não é quantas mensagens estão na sua caixa de entrada, é quanto do seu cérebro está nessa caixa de entrada. Especialmente quando você não quer que seja. É isso.

Novamente, o Inbox Zero não é sobre quantas mensagens há na sua caixa de entrada. Essa citação é do próprio Merlin Mann, e você não pode ficar mais autoritário do que isso.

Como alcançar a caixa de entrada Zero

Por fim, como todas as filosofias boas, a Inbox Zero é uma atitude e um estado mental em vez de um conjunto de ações específicas. Não há um conjunto específico de etapas para alcançar o Inbox Zero mais do que existe para alcançar a iluminação.

Isso não quer dizer que seguir as dicas práticas que Mann lhe dá para lidar com seu e-mail não acabará com você ter uma caixa de entrada literalmente vazia - longe disso! Para a maioria das pessoas, a caixa de entrada menos estressante é uma caixa de entrada vazia e mais poder para você, caso você a tenha gerenciado. Mas amanhã ele terá email novamente.

Mann sugere ações práticas como definir filtros, usar respostas prontas e mover mensagens para pastas diferentes como parte de uma metodologia para diminuir o estresse que o email pode causar. Uma caixa de entrada vazia é meramente um potencial efeito colateral dessa metodologia, e não o objetivo final.

O objetivo final é que sua caixa de entrada não seja uma fonte de estresse.

Portanto, se você ouvir pessoas dizendo que o Inbox Zero é irrealista ou inatingível, você pode ter certeza de que elas não entenderam isto. Não é sobre não ter e-mails. Trata-se de não ter nenhum estresse com os e-mails.

É por isso que recomendamos usar o OHIO (somente lidar com ele uma vez) para fazer uma triagem de seus e-mails. Em vez de se concentrar em um objetivo nebuloso de "Inbox Zero" - algo que é muitas vezes mal interpretado - apenas lidar com emails uma vez economiza tempo e estresse. Concentrar-se na OHIO aproximará você da filosofia atual do Inbox Zero.

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Via: How to Geek