Como criar etiquetas de endereçamento no Word a partir de uma lista do Excel

Você pode estar usando o Microsoft Excel para organizar uma lista de discussão ordenadamente. No entanto, quando você estiver pronto para imprimir etiquetas de endereçamento, precisará usar a mala direta para criá-las no Word a partir da sua lista do Excel. Veja como.

Primeiro Passo: Prepare sua Lista de Discussão

Se você já criou uma lista de discussão no Excel, então você pode seguramente pular este teste. Se você ainda não criou a lista, apesar da falta da função de etiqueta de endereçamento do Excel, recomendamos que você use o Excel, já que é melhor para organizar e manter dados do que usar uma tabela do Word.

A primeira coisa você precisa fazer é criar um cabeçalho de coluna correspondente aos dados que vão em cada coluna. Coloque esses cabeçalhos na primeira linha de cada coluna.

Quais cabeçalhos você inclui dependem de quais informações você planeja usar nas etiquetas de endereçamento. Os títulos são sempre legais, mas é importante que você saiba qual título uma pessoa usa antes de criar os rótulos. Além disso, se a sua lista é para empresas e não para pessoas individuais, você pode omitir o cabeçalho “Primeiro Nome” e “Sobrenome” e simplesmente usar o “Nome da Empresa”. Para ilustrar adequadamente as etapas, incluímos uma lista de discussão pessoal neste exemplo. Nossa lista incluirá os seguintes cabeçalhos:

Primeiro nome
Sobrenome
Endereço
Cidade
Estado
CEP

Esta é a informação padrão que você encontrará nas etiquetas de endereçamento. Você pode até mesmo inserir imagens nas etiquetas de endereçamento, se desejar, mas essa etapa viria mais tarde no Word.

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Uma vez que você Termine de criar os cabeçalhos, vá em frente e insira os dados. Quando terminar, sua lista deverá se parecer com isso:

Vá em frente e salve sua lista e vamos para o Microsoft Word.

Etapa dois: Configurar etiquetas no Word

Abra um documento do Word em branco. Em seguida, vá até a guia "Correspondências" e selecione "Iniciar Mala Direta".

No menu suspenso que aparece, selecione "Marcadores".

A janela "Opções de etiqueta" será exibida. Aqui, você pode selecionar a marca e o número do produto. Quando terminar, clique em "OK".

Os contornos das etiquetas aparecerão no Word.

Nota: Se os contornos de seu marcador não estão sendo exibidos, vá para Design > Bordas e selecione "Exibir linhas de grade".

Etapa três: Conecte sua planilha aos rótulos do Word

Antes de transferir os dados do Excel para os rótulos no Word, conecte-os dois. De volta à aba “Mailings” no documento do Word, selecione a opção “Select Recipients”.

Um menu drop-down aparecerá. Selecione "Usar uma lista existente".

O Windows File Explorer aparecerá. Use-o para localizar e selecionar seu arquivo de lista de discussão. Com o arquivo selecionado, clique em "Abrir".

A janela "Selecionar Tabela" será exibida. Se você tiver várias planilhas em sua pasta de trabalho, elas aparecerão aqui. Selecione o que contém sua lista. Certifique-se de ativar a opção "Primeira linha de dados que contém cabeçalhos de coluna", se ainda não estiver, e clique em "OK".

Agora, suas etiquetas estão conectadas à sua planilha.

Etapa quatro: adicionar campos de mala direta aos rótulos

Agora é hora de adicionar seus campos de mala direta nos rótulos do Word. Selecione o primeiro marcador, mude para o separador "Correspondências" e, em seguida, clique em "Bloco de Endereços".

Na janela "Inserir Bloco de Endereços", clique em “ Match Fields ”.

A janela“ Match Fields ”aparecerá. No grupo "Obrigatório para Bloqueio de Endereço", verifique se cada configuração corresponde à coluna em sua pasta de trabalho. Por exemplo, "Nome" deve corresponder a "Nome" e assim por diante. Depois de confirmar que tudo está configurado corretamente, clique em "OK".