Esqueça Inbox Zero: Use OHIO para Triagem seus e-mails em vez

O email não está nem morto nem obsoleto. É, na verdade, aumentando em mais de 10 bilhões de e-mails por ano e muitos deles acabarão na sua caixa de entrada. Veja como se controlar e não deixá-los dominá-lo.

Se sua caixa de entrada é um deserto de branco minimalista e você rapidamente lida com o e-mail ocasional que ousa sully a limpeza intocada, isso provavelmente não é para você. Temos muito mais coisas para ler que serão de maior interesse para você. Mas se você tiver uma caixa de entrada com centenas, milhares ou até dezenas de milhares de e-mails, precisará de uma maneira de controlar as coisas. A "Inbox Zero", que tem como objetivo manter sua caixa de entrada vazia, está na moda, mas temos uma solução superior.

Vamos nos concentrar em um sistema conhecido como OHIO ou "Only Handle It Once, Mas não de uma forma que muitas pessoas tenham interpretado mal. O OHIO é um princípio de gerenciamento de informações que, em termos simples, diz que você deve manipular apenas as informações com o menor número de vezes necessário - de preferência uma vez. Como auxiliar de eficiência, isso é muito útil. Mas, como todas as boas ideias, algumas pessoas levaram isso ao extremo e pregaram o OHIO como uma regra de ouro que deve ser tomada literalmente. Isso é desnecessário e contraproducente, especialmente quando se trata de lidar com e-mails.

O que significa "OHIO"?

"Somente lidar com ele uma vez" não significa que você deve ler um e-mail uma vez e nunca relê-lo - isso não faz sentido. Às vezes, você precisa ler um e-mail várias vezes para compreendê-lo, especialmente se a pessoa que o enviou não entender a brevidade. O OHIO também não significa que você nunca mais verá o conteúdo do e-mail depois que ele sair da caixa de entrada. Isso não faz sentido porque obriga você a responder a todos os e-mails de então, sem pensar nas suas prioridades ou responsabilidades atuais.

O que “Only Hand It It” significa que você só deve lidar com um email na sua caixa de entrada uma vez. Depois de entender o e-mail, você deve lidar com ele, "manipulá-lo", e depois excluir ou arquivá-lo. Você pode ver as informações no e-mail mais vezes como parte de uma tarefa de lista de tarefas ou em preparação para uma reunião, mas nunca deve ver o e-mail na sua caixa de entrada novamente. Você só lida com isso uma vez.

Por que a OHIO é útil?

O OHIO é bastante simples de entender, mas por que recomendamos isso? Qual é o benefício de apenas lidar com um email na sua caixa de entrada uma vez? Bem, a resposta é direta: sua caixa de entrada não é um arquivo, uma lixeira, um arquivo ou um depósito de lixo. É uma caixa de entrada!

Quando você tem centenas ou milhares de e-mails em sua caixa de entrada, eles rapidamente são enterrados - e fora do alcance da vista. É muito mais difícil encontrar e-mails específicos, faz seu cliente de e-mail trabalhar mais devagar (mesmo se você acessa seu e-mail através de um navegador como o Gmail) e usa seu armazenamento (que é um problema específico se você usar o Outlook ou o Apple Mail aplicativos em seu telefone).

A linha inferior: Não adianta manter todos os seus e-mails em sua caixa de entrada e muitas boas razões para não fazê-lo. “Only Hand It It” é um sistema que incentiva você a fazer algo com um e-mail depois de lê-lo - para lidar com ele - e, se arquivar o e-mail ou excluir o e-mail, ele não ficará na sua caixa de entrada.

O que significa "manipular", exatamente?

"Identificador" significa que, depois de entender o e-mail, você faz uma ou mais das seguintes ações:

• Responda ao e-mail. < li> Encaminhe o e-mail.
• Organize uma reunião sobre o e-mail.
• Transforme o e-mail em um item da lista de tarefas pendentes.
• Não faça nada das quatro opções acima são necessárias)

Depois de ter feito o que você precisa fazer com o email, você pode excluir o email ou arquivá-lo. Você não deixa o e-mail na sua caixa de entrada depois de gerenciá-lo.

Não há tempo para lidar com um e-mail agora? Tudo bem, você não está buscando o Inbox Zero, e um e-mail persistente na sua caixa de entrada não é um fracasso, apenas uma tarefa que ainda não foi abordada. Apenas certifique-se de lidar com o e-mail quando tiver um minuto.

OK, Isso faz sentido. Como faço para implementar o OHIO?

A maneira mais fácil de implementar o OHIO é usar um fluxograma simples.

Para cada e-mail que você tem em sua caixa de entrada, você lida com isso e, em seguida, exclui ou arquiva o e-mail. É isso.

Se isso parece estranhamente simples, é porque é. O OHIO como princípio é simples, e a implementação deve ser simples também. O objetivo é ajudá-lo a controlar sua caixa de entrada, eliminando-a usando um processo simples de tomada de decisão. Quando você olha para um e-mail, responde a ele, encaminha-o, configura uma reunião sobre ele, transforma-o em um item da lista de tarefas pendentes ou não faz nada se nenhuma dessas opções for necessária. Em seguida, exclua o e-mail se você não precisar guardá-lo e arquivá-lo, se fizer isso. Enxague e repita com o próximo e-mail até que sua caixa de entrada esteja vazia.

Se isso soar suspeitamente como outra forma de alcançar o "Inbox Zero", não se preocupe, não é. Ou, pelo menos, não da forma como as pessoas normalmente pensam no Inbox Zero. Sim, há algum benefício (e satisfação) em ter uma caixa de entrada vazia, mas esse não é o objetivo final aqui. A OHIO ajudará você a chegar ao ponto atual da filosofia do Inbox Zero, que é que você gasta apenas o tempo que precisa gastar na caixa de entrada e não é uma fonte de estresse para você.

Pode levar dias ou semanas para esvaziar sua caixa de entrada usando o OHIO, então não desanime. Todo e-mail você OHIO é uma vitória! E, desde que você esteja confortável com o e-mail que acessou na sua caixa de entrada, está tudo bem. O OHIO é um processo, não um objetivo. Veja algumas dicas para ajudar você a ter sucesso.

• Comece tentando lidar com o e-mail de hoje. Apontar para não ter e-mails a partir de hoje em sua caixa de entrada quando você sair do trabalho à noite.
• Reserve um pouco de tempo todas as sextas-feiras para lidar com os e-mails da semana. acabou de passar.
• Configure as opções do painel de leitura no Outlook da maneira que preferir ou ative o painel de visualização oculto no Gmail.
• Se você estiver no Gmail , você tem um botão Arquivar e um botão Excluir. Use-os!
• Se você estiver no Outlook, configure uma etapa rápida para marcar um item como lido e arquivá-lo de uma só vez.
• Use seu smartphone para lidar com e-mail quando você está na fila de uma loja, em um trem, sentado em um Uber ou Lyft, ou sempre que você tem algum tempo durante um dia de trabalho.

Acima de tudo, continue! O e-mail continuará chegando, mas se você conseguir usá-lo usando o OHIO, será muito mais fácil ficar por dentro dele no futuro.

Via: How to Geek