Como usar texto em colunas como um Excel Pro

O recurso Texto para colunas do Excel divide o texto em uma célula em várias colunas. Essa tarefa simples pode salvar um usuário com a dor de cabeça de separar manualmente o texto em uma célula em várias colunas.

Começaremos com um exemplo simples de dividir duas amostras de dados em colunas separadas. Em seguida, exploraremos dois outros usos para esse recurso dos quais a maioria dos usuários do Excel não tem conhecimento.

Texto para colunas com texto delimitado

Para o primeiro exemplo, usaremos Text to Columns com dados delimitados. Este é o cenário mais comum para dividir o texto, portanto, começaremos com isso.

Nos dados de amostra abaixo, temos uma lista de nomes em uma coluna. Gostaríamos de separar o primeiro e o último nome em colunas diferentes.

Neste exemplo, gostaríamos que o primeiro nome permanecesse na coluna A para o último nome se mover para a coluna B. Já temos algumas informações na coluna B (o Departamento). Portanto, precisamos inserir uma coluna primeiro e fornecer um cabeçalho.

Em seguida, selecione o intervalo de células que contém os nomes e clique em Dados > Texto para colunas

Isso abre um assistente no qual você executará três etapas. O primeiro passo é especificar como o conteúdo é separado. Delimitado significa que as diferentes partes do texto que você deseja separar são separadas por um caractere especial, como espaço, vírgula ou barra. Essa é a que vamos escolher aqui. (Falaremos sobre a opção de largura fixa na próxima seção.)

Na segunda etapa, especifique o caractere delimitador. Em nossos dados de exemplo simples, os nomes e sobrenomes são delimitados por um espaço. Então, vamos remover o cheque do "Tab" e adicionar um cheque à opção "Espaço".

Na etapa final, podemos formatar o conteúdo. Para nosso exemplo, não precisamos aplicar nenhuma formatação, mas você pode fazer coisas como especificar se os dados estão no formato de texto ou data e até configurá-los para que um formato seja convertido para outro durante o processo.

Também deixaremos o destino como $ A $ 2 para dividir o nome de sua posição atual e mover o sobrenome para a coluna B.

clicamos em "Concluir" no assistente, o Excel separa o nome e o sobrenome e agora temos nossa nova coluna B totalmente preenchida.

Texto para colunas com texto de largura fixa

Neste exemplo, dividiremos o texto com largura fixa. Nos dados abaixo, temos um código de fatura que sempre começa com duas letras seguidas por um número variável de dígitos numéricos. O código de duas letras representa o cliente e o valor numérico depois de representar o número da fatura. Queremos separar os dois primeiros caracteres do código da fatura dos números que o sucederem e depositar esses valores nas colunas Cliente e N º da fatura que definimos (colunas B e C). Também queremos manter o código completo da fatura intacto na Coluna A.

Como o código da fatura é sempre de dois caracteres, ele tem uma largura fixa.

Comece selecionando o intervalo de células que contém o texto que você deseja dividir e, em seguida, clicando em Dados > Texto para Colunas.

Na primeira página do assistente, selecione a opção “Fixed Width” e clique em “Next”.

Na próxima página, precisamos especificar a (s) posição (ões) na coluna para dividir o conteúdo. Podemos fazer isso clicando na área de visualização fornecida.

Observação: o texto para colunas, às vezes, fornece uma ruptura sugerida (s). Isso pode poupar algum tempo, mas fique de olho nele. As sugestões nem sempre estão corretas.

Na área "Data Preview", clique onde deseja inserir a quebra e depois clique em "Next".

Na etapa final, digite célula B2 (= $ B $ 2) na caixa Destino e clique em "Concluir".

Os números da fatura são separados com sucesso em colunas B e C. Os dados originais permanecem na coluna A.

Então, agora analisamos a divisão de conteúdo usando delimitadores e larguras fixas. Também analisamos a divisão do texto no local e a divisão em locais diferentes em uma planilha. Agora, vamos analisar dois usos especiais extras de texto para colunas.

Convertendo datas dos EUA para formato europeu

Um uso fantástico de texto em colunas é converter formatos de data. Por exemplo, converter um formato de data dos EUA para europeu ou vice-versa.

Eu moro no Reino Unido, então quando importo dados para uma planilha do Excel, às vezes eles são armazenados como texto. Isso ocorre porque os dados de origem são dos EUA e os formatos de data não correspondem às configurações regionais configuradas na minha instalação do Excel.

Assim, seu texto para colunas para o resgate para obter estes convertidos. Abaixo estão algumas datas em formato americano que minha cópia do Excel não entendeu.

Primeiro, vamos selecionar o intervalo de células contendo as datas a serem convertidas e depois clique em Dados > Texto para Colunas.

Na primeira página do assistente, vamos deixá-lo como delimitado e na segunda etapa, vamos remover todas as opções do delimitador porque nós na verdade, não quero dividir qualquer conteúdo.

Na página final, selecione a opção Data e use a lista para especificar o formato da data dos dados que você recebeu. Neste exemplo, selecionarei MDY - o formato normalmente usado nos EUA.

Após clicar em “Finish”, as datas são convertidas com sucesso e estão prontas para análise posterior.

Converter formatos internacionais de números

Além de ser uma ferramenta para converter diferentes formatos de data, o texto em colunas também pode converter formatos numéricos internacionais.

Aqui no Reino Unido, um ponto decimal é usado em formatos numéricos. Assim, por exemplo, o número 1.064.34 é um pouco mais de mil.

Mas em muitos países, uma vírgula decimal é usada em seu lugar. Esse número seria mal interpretado pelo Excel e armazenado como texto. Eles apresentariam o número como 1.064,34.

Felizmente, quando trabalhamos com formatos numéricos internacionais no Excel, nosso bom amigo Text to Columns pode nos ajudar a converter esses valores.

exemplo abaixo, eu tenho uma lista de números formatados com uma vírgula decimal. Portanto, minhas configurações regionais no Excel não as reconheceram.

Esse processo é quase idêntico ao que usamos para converter datas. Selecione o intervalo de valores, vá para Dados > Texto para Colunas, selecione a opção delimitada e remova todos os caracteres delimitadores. Na etapa final do assistente, desta vez vamos escolher a opção "Geral" e depois clicar no botão "Avançado".

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Na janela de configurações abre, insira o caractere que você deseja usar nas caixas Separador de mil e Decimal fornecidas. Clique em "OK" e, em seguida, clique em "Concluir" quando voltar para o assistente.

Os valores são convertidos e agora reconhecidos como números para cálculos e análises posteriores.

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O texto para colunas é mais poderoso do que as pessoas imaginam. Seu uso clássico para separar conteúdo em diferentes colunas é incrivelmente útil. Especialmente quando trabalhamos com dados que recebemos de outras pessoas. As habilidades menos conhecidas para converter os formatos de data e internacional são mágicas.

Via: How to Geek