Como adicionar uma data de expiração aos emails no Outlook (e para que servem)

O Outlook permite que você adicione uma data de expiração ao e-mail enviado ou recebido. Depois que a data de expiração for aprovada, o e-mail será exibido com formatação diferente e você poderá usar as ferramentas internas do Outlook para gerenciar e-mails expirados automaticamente.

As datas de expiração se aplicam apenas a e-mails, não a eventos ou tarefas do calendário esses itens têm suas próprias datas que você pode usar para gerenciá-los

Como definir uma data de expiração em um e-mail

Para adicionar uma data de expiração a um email que você está enviando, você precisa abrir a janela Propriedades do email. Abra o email e clique em Mensagem > Tags.

Isso abrirá a janela Propriedades do e-mail, que você também pode acessar clicando em Opções > Mais opções ou Arquivo > Propriedades Ative a caixa de seleção "Expira depois" e escolha uma data e hora.

Clique em Fechar para retornar ao seu e-mail. Não haverá nenhum sinal visível de que uma data de expiração foi adicionada e você poderá enviar o e-mail normalmente.

Para adicionar uma data de expiração a um e-mail que você recebeu, abra o e-mail e clique em Mensagem > Tags (ou File > Properties).

Isso abre a janela Propriedades do email. Não há tantas opções para um e-mail recebido quanto para uma mensagem que você está enviando, mas você ainda pode definir uma data e hora de expiração.

uma data de expiração

Você adicionou uma data de expiração a um e-mail. Isso é ótimo e tudo, mas qual é o benefício de fazer isso?

As datas de expiração são usadas de várias maneiras pelo Outlook para ajudar você a se concentrar no que é importante. Os e-mails expirados geralmente não são tão importantes quanto os e-mails que não expiraram, portanto o Outlook formata automaticamente os e-mails expirados de maneira diferente.

Se você definiu a formatação condicional no Outlook, talvez tenha percebido Regra de formatação "Itens expirados".

Esta regra formata qualquer email cuja data de expiração tenha expirado com uma fonte cinza e o texto tenha passado.

Isso permite que você saiba que o e-mail expirou para que você possa se concentrar nos e-mails mais importantes primeiro. Se você enviou um e-mail com uma data de expiração, esse formato também será aplicado no Outlook do destinatário, mas outros clientes de e-mail, como o Thunderbird, ou aplicativos da web, como o Gmail ou o Yahoo! Mail, ignorará a data e não fará nada com ela.

Você também pode adicionar uma coluna a uma pasta que mostre a data de expiração de qualquer email. Clique com o botão direito do mouse em um cabeçalho de coluna na pasta à qual você deseja adicionar a coluna e depois clique em “Seletor de Campo”.

Selecione “Date Time fields” na lista suspensa. e, em seguida, selecione a opção "Expires".

Arraste e solte o item "Expires" em sua pasta para adicioná-lo às colunas.

Quando você abre um e-mail expirado, o Outlook o notifica com uma mensagem no cabeçalho.

Você ainda pode responder ou encaminhar um e-mail expirado , mas se você tentar encaminhá-lo, o Outlook mostrará um aviso primeiro.

Clique em "Sim" para enviar o e-mail ou "Não" para cancelar.

Usando a data de expiração para gerenciar seu e-mail

Algumas das ferramentas internas do Outlook também usam datas de expiração. Se você configurou o AutoArquivar no Outlook, talvez tenha notado uma opção para “Excluir itens expirados (somente pasta de e-mail)”.

Se esta opção estiver ativada, então o recurso AutoArquivar excluirá ou moverá (dependendo das outras configurações) quaisquer e-mails em que a data tenha passado. Essa é uma ótima maneira de remover e-mails expirados automaticamente e impedir que eles sobrecarreguem sua caixa de correio.

Se você não quiser que seus e-mails expirados sejam excluídos ou movidos, mas não quiser vê-los Outlook, você pode configurar as regras de sincronização do Outlook para evitar que elas sejam baixadas do servidor de e-mail do Exchange.

Quando você criar seu filtro de sincronização, clique na guia "Avançado" e depois no botão "Campo". .

Selecione os campos Data / Hora > Expira no menu. O campo também está disponível nas opções “Todos os campos de correio” e “Todos os campos de postagem”.

Defina “Condição” como “em ou antes” e o “Valor "Para" ontem "e clique em" Adicionar à lista ".

Isso filtrará todas as tarefas expiradas, de modo que, se elas expirarem ontem ou antes, elas não serão sincronizadas com o Outlook e não serão exibidas em sua caixa de correio. Eles ainda estarão disponíveis no aplicativo da web do Outlook se você quiser vê-los lá.

Você não pode configurar regras para adicionar datas de expiração aos emails recebidos automaticamente ou criar uma etapa rápida que aplique uma expiração data com o pressionar de um botão, mas você pode adicionar automaticamente uma data de validade a todos os emails enviados. Clique em Arquivo > Opções > Mail, desloque-se para Enviar mensagens e ative a opção "Marcar os emails com expiração após vários dias".

Introduza o número de dias após os quais pretende que as mensagens expirem e clique em "OK". Isso adicionará automaticamente uma data de expiração a todos os e-mails que você enviar.

As datas de expiração são uma maneira útil de gerenciar suas prioridades e sua caixa de correio com pouca iluminação de mensagens que não são mais relevantes e permitindo que você use as ferramentas do Outlook para excluir ou ocultar mensagens desnecessárias. É mais uma ferramenta na luta para evitar que sua caixa de correio fique fora de controle e uma ferramenta muito útil.

Via: How to Geek