Um guia para etapas rápidas no Microsoft Outlook

O Outlook inclui um recurso de Etapas Rápidas que permite aplicar várias ações a uma mensagem com um clique. O Outlook inclui várias etapas rápidas padrão, mas você também pode criar suas próprias (e excluir as padrão, se não precisar delas). Se você executar regularmente o mesmo conjunto de ações, criar uma Etapa Rápida e atribuir um atalho pode economizar muito tempo. Veja como elas funcionam.

As Etapas Rápidas padrão

Você pode encontrar as etapas rápidas na guia "Página inicial" do Outlook. No menu superior você verá o grupo de Etapas Rápidas. Você pode clicar em qualquer um deles para aplicar as ações incluídas a uma mensagem selecionada.

As etapas rápidas padrão incluem:

• Mover para ? : Abre uma janela para você selecionar uma pasta para a qual deseja mover a mensagem.
• Para o gerente : Cria uma cópia encaminhada da mensagem atualmente selecionada com o endereço do seu gerente.
• Email de equipe : Cria uma mensagem em branco endereçada aos membros da sua equipe. (Se o seu email for gerenciado pelo seu empregador, dependendo do modo como os administradores do Exchange configuraram sua caixa de correio, o Outlook talvez já saiba quem são os membros do seu gerente e da equipe. Caso contrário, você precisará preenchê-los na primeira vez que usá-los)
• Concluído : marca a mensagem como lida e concluída e a envia para uma pasta especificada. Na primeira vez que você usar, você terá que especificar a pasta, mas a partir de então, o Outlook lembrará sua escolha e a enviará para essa pasta toda vez que você usar a Resposta Rápida.
• Responder e Excluir : abre uma resposta para a mensagem atualmente selecionada e, em seguida, exclui a mensagem selecionada no momento após enviar a resposta.

O Outlook exibe apenas as Etapas Rápidas disponíveis. Se você não selecionou uma mensagem, por exemplo, somente a etapa rápida "E-mail da equipe" será exibida porque os outros padrões funcionam em uma mensagem existente.

Como criar uma etapa rápida

Para adicionar uma nova etapa rápida, clique na opção "Criar" na caixa Etapas rápidas.

Isso abre uma nova janela onde você pode nomear sua nova Etapa Rápida e escolher as ações que você deseja executar.

Quando você clica no menu suspenso "Escolher uma ação", você receberá uma lista de ações possíveis, cada uma das quais você pode dar opções adicionais para selecionar.

Vamos adicionar duas ações: uma para mover a mensagem para uma pasta e outra para marcá-la como lida.

Selecione a ação "Mover para pasta" e escolha a pasta para a qual deseja mover as mensagens.

Em seguida, clique em "Adicionar ação" para adicionar uma segunda ação.

Selecione "Marcar como lida" no menu suspenso.

Opcionalmente , você pode escolher uma das teclas de atalho internas e adicionar algum texto a ser exibido quando passar o mouse sobre a Etapa Rápida com o ponteiro (uma breve descrição lembrando suas ações que a Etapa Rápida executa pode ser bem útil).

Clique em "Concluir" e sua nova Etapa Rápida aparecerá na caixa Etapas Rápidas no Outlook. Se você passar o mouse sobre a etapa rápida, verá a tecla de atalho escolhida e qualquer texto de dica de ferramenta inserido.

Agora tudo o que você precisa fazer é selecionar suas mensagens e clique na nova Etapa Rápida (ou pressione a combinação de teclas de atalho) para aplicar suas ações.

Como editar ou excluir uma Etapa Rápida

Se você quiser editar ou excluir uma Etapa Rápida, clique na pequena seta na parte inferior direita do grupo Etapas Rápidas na lista de opções.

Isso abre a janela "Gerenciar etapas rápidas".

Aqui você tem a opção de editar, duplicar (o que cria uma cópia exata da Etapa Rápida selecionada, se quiser uma semelhante, mas com uma pequena variação) ou excluir uma etapa rápida.

Você também pode alterar a ordem em que suas Etapas Rápidas aparecem no Grupo de Opções ou criar uma nova Etapa Rápida.

Finalmente, há a opção de "Redefinir para padrões".

Selecionando a opção "Redefinir para padrões" do Etapas Rápidas que apaga qualquer etapa que você tenha criado e recria quaisquer etapas rápidas padrão que você possa ter excluído. Também remove as alterações que você fez nas etapas rápidas padrão. Como você não pode desfazer essa ação, você receberá um alerta para confirmar a sua opção.

Você também pode realizar estas operações ao clicar com o botão direito do mouse em uma etapa rápida. Isso abre um menu de contexto no qual você pode editar, duplicar ou excluir a etapa rápida.

E essas são as Etapas Rápidas do Outlook. Não passamos por todas as ações possíveis que você pode adicionar a uma etapa rápida, pois há muitas delas e é uma interface bastante intuitiva quando você aprende a utilizá-la. Se você quiser tornar sua experiência do Outlook mais eficiente e menos demorada, as etapas rápidas são um ótimo ponto de partida.